Het is een simpele vraag met een ongemakkelijk antwoord
Er staat een omzetcijfer op een dia. Iemand vraagt of daar de intercompany-facturen in zitten. Niemand weet het zeker. De discussie gaat vervolgens twintig minuten over of het getal klopt, in plaats van over wat je ermee gaat doen.
Dat is geen tekortkoming van de mensen in die kamer. Die weten precies hoe het bedrijf werkt. Het probleem is dat nergens staat opgeschreven wat dat getal precies telt — en dus is er niets om het gesprek mee te beëindigen.
Waarom niemand het weet
Omdat de regels nooit zijn opgeschreven. Ze zitten op drie plekken, en op alle drie zijn ze onzichtbaar:
- 1.In formules. Een
SOMMEN.ALSdie drie grootboekrekeningen overslaat. Waarom die drie? Dat wist degene die hem schreef. - 2.In filters. Iemand heeft ooit een selectie gemaakt die sindsdien meeloopt. Niemand heeft hem er ooit uitgehaald, want niemand durft.
- 3.In hoofden. "Status 7 betekent geannuleerd, maar wel gefactureerd." Dat staat nergens. Dat weet één iemand, en die is met vakantie.
Er ontbreken eigenlijk twee dingen
Als je goed kijkt naar wat er mist, zijn het er twee — en ze worden vaak door elkaar gehaald.
De regel
Wat telt mee en wat niet. "Omzet is exclusief intercompany en exclusief creditnota's ouder dan het boekjaar." Eén zin, en de discussie is voorbij.
De omschrijving
Wat een veld betekent. Niet "klant_type: integer", maar "klant_type: 1 = particulier, 2 = zakelijk, 3 = intern. Sinds 2023 wordt 3 niet meer gebruikt."
De eerste noemen we businessregels. De tweede is het begin van een datacatalogus. Je hebt ze allebei nodig, en je hebt er allebei minder van nodig dan je denkt — alleen niet nul.
Waarom dit nu urgenter is dan vijf jaar geleden
Vroeger was dit vooral vervelend. Je verloor twintig minuten in een overleg en iemand zocht het na afloop uit. Sinds er AI op bedrijfsdata wordt losgelaten is het iets anders geworden.
Een taalmodel dat niet weet dat "omzet" intercompany uitsluit, zegt niet "dat weet ik niet". Het geeft je een getal. Met volle overtuiging, in een nette zin, met een uitleg erbij die klopt behalve op het punt dat ertoe doet.
Een mens die het niet weet, twijfelt zichtbaar. Dat is een waarschuwing. Een model twijfelt niet zichtbaar, en dus valt de fout pas op als iemand hem toevallig natrekt. Vastgelegde definities zijn daarmee geen administratieve netheid meer, maar de voorwaarde om AI op je eigen cijfers te durven vertrouwen.
Wat je eraan doet — zonder half jaar project
Dit hoeft geen traject te worden. De meeste bedrijven sturen op een stuk of tien getallen, en meer dan die tien hoef je in eerste instantie niet vast te leggen.
- 1.Schrijf op welke getallen er in je overleggen langskomen. Waarschijnlijk zijn het er acht tot twaalf.
- 2.Zet per getal één zin: wat telt mee en wat niet. Lukt dat niet in één zin, dan heb je er meteen een gevonden waar onduidelijkheid zit.
- 3.Zet per veld dat daarin voorkomt wat de waardes betekenen. Vooral bij codes en statussen, want dáár zit het venijn.
- 4.Zet er een naam bij. Wie beslist wat de regel is als er discussie ontstaat? Zonder eigenaar verzandt het weer.
En soms gebeurt het vanzelf
Als je een vastgelopen werkblad omzet naar een applicatie, kun je niet anders dan die regels expliciet maken. Je moet er letterlijk code van maken, en code die niemand kan uitleggen komt er niet doorheen. De documentatie is dan geen extra klus — het is wat er onderweg ontstaat.
Loop je vast met zo'n bestand? Doe de gratis check: van Excel naar app — binnen een minuut een advies, inclusief het advies om het gewoon in Excel te houden.