Kort: vijf stappen, één gesprek over het proces, een maand parallel draaien, en pas overstappen als de totalen tot op de cent gelijk zijn aan die van je werkblad. Broncode en data zijn van jou.
Het risico bij dit soort trajecten zit zelden in de bouw. Het zit in de overstap — het moment waarop je oude bestand weggaat en het nieuwe nog niet vertrouwd is. Daar is de werkwijze hieronder op ingericht.
De vijf stappen
1. Scan
Je uploadt het bestand en beantwoordt zes vragen. Wij lezen de structuur en geven een oordeel: in Excel houden, naar een database, of een applicatie. Ongeveer een op de vier bestanden hoort gewoon in Excel te blijven, en dan is dat het advies.
2. Eén gesprek
Een uur over het proces achter het bestand: wie doet wat, wat moet kloppen, en waar zit het echte knelpunt. Dat gesprek gaat niet over schermen maar over de gegevensstroom — daar zit het werk.
3. Bouwen — koppelingen eerst
Eerst de koppelingen naar de bronsystemen, dan het datamodel, dan pas de schermen. Die volgorde is niet toevallig: als de gegevens niet kloppen, helpt geen enkel scherm. Je ziet elke week een werkende versie in plaats van een voortgangsrapportage.
4. Parallel draaien en aansluiten
Een maand lang draaien jouw werkblad en de applicatie naast elkaar. Vóór de overstap leggen we de totalen naast elkaar: omzet, aantallen, saldi. Wat de applicatie zegt moet tot op de cent gelijk zijn aan wat je werkblad zegt. Klopt het niet, dan gaan we niet live en zoeken we uit waar het verschil vandaan komt — vaak zit daar trouwens een fout in het oude bestand.
5. Overdracht en onderhoud
Je krijgt de applicatie, de broncode, de data en het proces op papier: welke gegevens waarvandaan komen, welke regels gelden, wie wat mag. Daarna houden we het draaiend: hosting in de EU, back-ups, bewaking, updates, en meebewegen als een bronsysteem zijn koppeling wijzigt.
Hoe we het risico klein houden
Je stapt niet over op vertrouwen maar op een controle. Verschillen worden eerst verklaard, daarna pas gaat het oude bestand weg.
In je eigen omgeving of in escrow. Stoppen wij ermee, dan stopt jouw applicatie niet. Dat is de belangrijkste vraag bij een kleine leverancier, en hij hoort vooraf beantwoord te zijn.
Geen Amerikaanse cloud, een verwerkersovereenkomst, en rollen en rechten per gebruiker zodat niet iedereen inkoopprijzen en marges ziet.
Welke gegevens waarvandaan komen, welke regels gelden, wie wat mag. Dat is wat je accountant vraagt, en wat nu alleen in iemands hoofd zit.
Waarom de koppelingen het echte werk zijn
Een scherm bouwen is tegenwoordig snel gedaan; daar heb je zelfs geen bureau meer voor nodig. Wat niet snel gaat, is ervoor zorgen dat de gegevens elke nacht binnenkomen, dat een order uit de webshop dezelfde order is als de factuur in de boekhouding, en dat het blijft werken als een leverancier zijn koppeling verandert.
Dat is data-engineering, en dat is waar wij vandaan komen. Zie ook onze Data Engine voor bedrijven die niet één bestand maar hun hele gegevenshuishouding op orde willen.
Veelgestelde vragen
Wat als wij het zelf al half gebouwd hebben?
Prima uitgangspunt, en vaak zonde om weg te gooien. We kijken eerst of het bestaande deel te redden is. Soms is het antwoord dat de koppelingen deugen en alleen de schermen opnieuw moeten; soms andersom.
Kunnen we klein beginnen?
Dat is de bedoeling. De eerste werkende versie doet één ding goed. Je werkblad blijft ernaast draaien tot het overbodig is — dat is niet alleen veiliger, het geeft ook de beste feedback.
Wie bouwt het eigenlijk?
Eén persoon, die je ook spreekt en die je later belt. Geen accountmanager tussen jou en degene die de code schrijft. Dat is meteen de beperking: we nemen een handvol trajecten per jaar aan, geen dertig.
Begin bij de scan
Upload je bestand, beantwoord zes vragen, en zie waar je staat. Daarna beslis je zelf of er een gesprek volgt.
Beoordeel je werkblad